制作自動化、コンテンツ管理、データ連携で企業の業務効率化を実現する自動組版

明けましておめでとうございます。

本年もよろしくお願いいたします。

 

新年一発目はこの話題から…

 

自動組版を何を以て成功とするか…

印刷物が自動化によって効率良く出来ることではありません。

蓄積されたデータが印刷の域を超え、印刷、WEB、或いは企業の基幹システムのデータを繋いで、様々な効果を生み出す、これでこそ成功と言えるでしょう。

 

しかし、自動組版というと、印刷やDTPの知識がないと理解できないものと思われているかもしれません。

決してそうではないというお話をしたいと思います。

【自動組版の技術を別の分野で置き換えると】

・レイアウトの構造設計やそれに沿った制作作業

　　→ WEBサイトの設計やコーティング

・誌面の情報解析 → データベース設計、構築

・文字の形成や画像変換、出力

　　→ 様々な言語を用いて行うプログラミング

※他にPDFやサーバやネットワークの技術も必要です。

 

このようにデザインやDTP、印刷の技術だけでなく、自動組版とは様々な分野の力の結集によって成立するものです。

 

この記事を読んでいただきたい方

印刷、制作業界は勿論のこと、様々な商品、製品を取り扱っていて、カタログやWEB、社内データベースを統合管理したいと考えているシステム部門の課題解決のヒントになるように分かりやすく解説したいと思います。

 

今回は、印刷、WEB、販売管理を連携させている企業がどのようにWPS.3を活用しているか紹介したいと思います。

 

データ連携の分かりやすい例として、求人情報メディアの事例から3つの課題とその解決に絞って取り上げますが、

印刷、WEB、その他システムをご自分の環境に置き換えていただければと思います。

 

3つの課題

1．制作の効率化と時間短縮

　大量の印刷データとWEB用コンテンツデータの作成を短時間で完了させる

 

2．システム間のデータ連携の効率化

　ビジネスに直結する重要な情報をシステム間で同期する

 

3．コンテンツ管理の効率化

　印刷とWEB、その他システムの情報を統合して管理する

 

1．制作の効率化と時間短縮

　大量の印刷データとWEB用コンテンツデータの作成を短時間で完了させる

 

毎週約500ページ分の掲載情報を、15時に校了後、

4時間以内に印刷入稿とWEBサイトアップを完了させる

 

データを登録、編集するのは、情報を持っている営業担当者です。

ネットがあればいつでもどこからでもWPS.3にログインして、データの閲覧、編集を行います。

毎週の締め切りに合わせて、印刷仕上がりの確認、WEB用項目の登録、顧客校正紙をURL送信するなどしてながら自分の担当データを校了にしていきます。

 

管理者は全体の進捗を確認しながら、校了日前日には、ページ立て機能で誌面全体の空き状況を確認。各データが続々と校了になっていくのと並行して、印刷入稿の準備をします。

 

校了時刻になると、全てのデータがロックされていますので、印刷入稿データ作成の担当者は、ページ配置情報と印刷用PDFをダウンロードして、InDesignに取り込み、印刷会社指定のPDF書き出し設定を使って、印刷入稿データを作成、送信して完結です。

※WEBデータについては後述します。

 

 

2．システム間のデータ連携の効率化

　ビジネスに直結する重要な情報をシステム間で同期する

 

印刷データを受注・販売管理と連携させる

 

印刷やWEBなどのメディアを使って情報配信するビジネスでは、提案、受注、制作のそれぞれの業務がスピーディーに進行する中で、売上を管理する販売管理システムと安定かつ円滑な連携が要求されます。

 

WPS.3がAPIで提供する各データのIDを、販売管理側が取り込む形で、受注の確定状況、価格の整合性、進捗ステータスがチェックされ、ビジネスの基礎部分を支えています。

 

自動組版で蓄えられるデータは、印刷とイコールなので情報の精度は高いと言えます。そのデータを使えるようにすることが、企業に役立つシステムとなり、自動組版の成功ということになる、ということが言えると思います。

 

※販売管理システムは別事業者によって開発されたシステムです。

※この連携の方法は一例です。

※dot3APIを利用するには、WPS.3のスタンダードプランの契約が必要です。

 

3．コンテンツ管理の効率化

　印刷とWEB、その他システムの情報を統合して管理する

 

他システムに必要な情報を抽出する

WEBサイト側が取り込み可能な状態の文字と画像を共に抽出する

 

コンテンツ情報が必要な別システムにデータを受け渡す必要があるとき、

従来のIllustratorやInDesignなどで作成している場合、以下の問題があります。

【従来のIllustratorやInDesignなどで作成している場合の問題点】

・ドキュメントを開き、必要な情報をコピーしてエクセルにペーストする、といった人による作業が必要

・スクリプトを使って抽出したとしても、作り方によって抽出不可の可能性もあるので、チェック作業が必要

・文字と画像が紐付けがされた状態で抽出するには、作成ルールが守られていることが前提となり、現実的に不可能

 

WPS.3では、校了データの一括書き出し機能と、更に欲しい形式に加工した状態でダウンロードしたい場合には、APIクライアントツールをご用意しています。

 

dotAPIクライアントツールの主な機能

・dot3API仕様に基づいたデータ抽出

・各データの画像ダウンロード

・抽出時にデータコンバートを実行するスクリプトは、ユーザーカスタマイズが可能（エクセル用、HTML用）

 

印刷用、WEB用、その他システム用の情報をWPS.3で一括管理しておけば、必要な情報を必要な形式で、印刷物に使用された正しい情報をベースにして取り出すことが出来ます。

 

まとめ

システム部門の方が考える効率的なデータの使い方は、印刷も含めて必ず出来ます。

この事実が、複数メディアで情報発信を展開する企業、それを支える印刷業界、WEB業界に認知されるようにこれからも努力していきたいと思います。

 

 

 

（投稿者：川原）

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