紙がある限り、テレワークは本当に限界なのか？〜 紙問題の打開策を考える 〜

突然ですが、ニューキャスト愛知県名古屋市に本社を持つ企業です。
名古屋市内でコロナウィルス感染者がかなり増えて来た影響で、近頃は打ち合わせなどでお客様とお話をする際に、コロナウィルスの影響・対策の話題が上がることも非常に多くなってまいりました。。

愛知県に限らず、今や全国の企業様が「いかにコロナウィルス対策をする」かという課題に、非常に注目を持たれていると思われます。
今回の事を機会に、時差出勤やテレワークを導入し始めた企業様もあれば、社内でしか作業が難しく、チーム全体が全滅になる事を防ぐために隣同士だったチームメンバーを一時的に離す席替えで対策をしたり…と身近な企業様だけでも、数々の対策を取られている様子。
今回の記事では特にテレワークに注目して対策を考えた際、どの企業でもリモートワークが重要視される一方で、実際には導入が進まない現状は何故なのだろう…と疑問に思っていたところ、先日こんなニュース記事が紹介されていました。

■ テレワークの限界？　経験者の6割が「紙書類の確認・押印のために出社」
https://www.itmedia.co.jp/news/articles/2003/04/news143.html

色々気になる回答がありますが、今回特に注目したいのはタイトルにもある通り「紙書類」問題について。
少し制作部チームの事例に沿って、打開策が無いのか考えていきます。

日頃は印刷物制作がメインの制作部チームでは、必ずと言って良いほど、毎日誰かしらがプリンターで出力を行います。
初めての人が作業するならまずは『手順書（マニュアル）』を出力して渡し、何らかの修正指示が入って来たら『原稿』を出力をする。
また修正が終わったら校正のために『カンプ』として、修正後データを出力する。
一見すると、切っても切り離せない相棒のような、大変重要な仕事道具達。
とすると、我々DTP組版を行う人たちもまた、紙書類問題でテレワークに白旗を上げるしかないのでしょうか…？
 

結論から言うと、制作現場に100%紙を無くす事は難しいですが、減らす事は十分できると思っています。
ニューキャスト制作部では現在、仕事内容によって、一部のスタッフに在宅勤務を解禁しています。
在宅だからと言って、出社時と業務内容を変えるような事はしていないため、基本的には社内にいる場合同様『原稿』や『手順書』を見ながら、DTP作業をしています。
唯一社内にいる場合と違うことと言えば、「自宅にプリンターが無いため、物理的に出力ができない」という点。
ここまでは、記事で上がっている「紙問題」に完全にぶつかっています。

ではそのスタッフの場合、どうやって対策を取っているか聞いてみると、「iPadのブック手書き機能」や「Acrobatの注釈機能」を全面活用しているようです。
じっくり手元で見たい原稿は、作業用PCと別デバイスで手元に置く事で、紙同様すぐ見られるようにする。
紙のようにメモを入れたいところは、手書き機能でチェックを入れ、紙と代用する。
唯一 “カンプ” に関しては、色だったり不具合が起きていないかなどは実際出力してみないとわからないので、社内スタッフ側で校正する必要性があったりしますが、その作業分代わりに別の作業を引き取る事で、十分お互いをフォローしながら作業可能な範囲かと思われます。

慣れない最初のうちは少なからず不便もあったようですが、実際やりはじめてみると、実は電子媒体でやる方が検索が楽だったり、資料もかさばらないし…とメリットも多く、そのスタッフの場合はさほど作業効率は変わらなかった様子です。
政府が自粛の延長を決定したこともあり、いつ事態が収まるかすら現状は全くわからない状態。
だからこそ、いきなり100%は無くせなくても、何かがダメだからと簡単に諦めてしまうのでなく、変えられるところから柔軟に仕組み自体を変えていくことがこれから先必要不可欠なのではないかと感じます。

「現状維持は後退の始まり」という言葉もあります。
これからの時代を生き残る為には、変化を恐れず、その時々にあった最適化を考え、柔軟に変化していく事こそが、一番の打開策なのではないかと思います。

追記：

下記の記事では、テレワーク導入にあたって、実際に導入した仕組みなどもご紹介しています。
DTP、テレワーク（在宅ワーク）への道のり

追記2：

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