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2020-04-15

DTP、テレワーク(在宅ワーク)への道のり

2020年4月上旬から発令された緊急事態宣言をもとに、DTPテレワーク(在宅ワーク)を開始したときの備忘録です。

 

 

コロナウィルスの影響によって、4月上旬から緊急事態宣言が各都市で発令される事態になりました。

来年の今頃、あの時は大変だったねえ、と思い出話になればいいのですが、、、

さて、ニューキャストでも3月から徐々にテレワークを開始し、愛知県に緊急​事態宣言が発令された4/10以降は、社員やその家族の感染リスクを少しでも減らすために、全社員在宅を実施しています。

もともと、開発チームは「どこでも仕事が出来る環境にする」ということが根底にあり、殆どが在宅だったので何ら問題はなく始まっているのですが、制作(主にDTP)チームが、在宅ワークにするにあたって、課題となるのが以下です。

DTPが在宅ワークするときの課題

 ・PC

 ・データ

 ・紙

 ・コミュニケーション

 ・通信

 

また、DTPというと、個人完結型の仕事になりがちですが、うちでは、

お互いに協力して、ウマいこと分けて、残業せず帰る

というチーム作りをしていて、それが良い感じで機能しています。

なので、在宅でもこの「良い感じ」で行きたい、という想いがありました。

 

今回は、備忘録的に今現在の状態までを綴っておきたいと思います。

 

PCをどうする?

結論:MacBook(iMac)+外部モニタ+外付けHDDのセットを自宅へ

 

DTPというとデスクトップPC、大きいモニタが伝統的なスタイルですが、ここ数年はノートPC(MacBook/Pro/Air)の導入似きり変えています。

DTPは外部モニタ必須

ノートにすることで、持ち運びは楽になりましたが、DTPは、

・そこそこパネル・ウインドウが多い

・校正紙や原稿を画面確認することになる

なので、必須かと。

外部モニタもおうちのテレビ(ゲーム用なので大丈夫とのこと??)を使うようにしている人もいます。

ノート組み以外は、使い慣れたiMacを自宅に運ぶという、1ヵ月前に笑い話程度だったことが現実になりました。

追加発注したMacBookが届き次第、変えていこうと思います。

 

データをどうする?

結論:Dropbox運用(外付けHDDに保存)

従来:ファイルサーバやNASでデータ共有

 

うちの制作の特色として、

・ひとりではなく、みんなでやる(誰かに偏るリスクを無くすため)

・容量がでかい(数百、数千ページのカタログが多い)

VPNで社内に繋げて使う、という手もありますが、VPNであるがゆえにまあ重い。

ParallesAccessで社内PCに繋げて使うという方法もあるけど、通信が安定しなければ不安でしかない。

そもそも機器は壊れるリスクと日々隣り合わせ。

 

ということで、これを機にクラウドのストレージサービスをちゃんと使ってみようということで、

Box、Dropbox、GoogleDrive、OneDrive???

などいくつかの選択肢の中で、以下の理由でDropbox(Businessプラン)にしました。

・DTPに向いてそう

・歴史もありそう

・管理インターフェースが結構自分好み

(それぞれのサービスには、それぞれ良い機能があるので、自社に合うもので良いと思います。)

 

いいねDropboxと思ったこと

Dropboxの管理コンソールから、

・誰が何時何分に何をしたかという更新ログを「アクティビティ」で確認できる。

巻き戻し(管理者以外はダメ)

このあたりは、今までのファイルサーバ運用では出来なかった事だし、最悪、誰かのHDDがバックアップになる、ということもあるので、ファイルサーバよりはよっぽどリスクが低いと思います。

 

紙をどうする?

結論:PDFで校正して注釈で朱字入れ

従来:プリント出力して朱字入れ

 

客さんへの提出は、ほぼPDFになりました。

しかし、社内作業では、DTPして、印刷して、校正(指示を書き込む)するという、これもまた伝統的なスタイル。

紙を出すが故に、鉛筆 、消しゴム、ダーマト、付箋…どれも物理的に必要とされてきました。

結構出力代って高いのもあるし、「紙なしでできんかなぁ...」と言ってもなかなか「現実的に無理モード」で。。。

いざ、在宅となると、自宅にバンバン出せるプリンタがあるなんて家庭は特殊なので、あったとしてもインク代を考えると今までのようにあんまり気にせず会社で出してたようには出来ない、ということにすぐに気付けます。

なので、PDFでどういう風に指示をいれれば分かりやすいか、など話し合ってやってみたら、1週間足らずで「紙無しのDTP」が実現してしまいました。

やれば出来るんですよねえ、ホントに。

しかもデータで残しておけるし、イイコトづくし。

 

コミュニケーションをどうする?

結論:従来+ボイスチャット+タスク管理ツール

従来:チャットワーク+共同編集可能なクラウドツール

 

お客さんとのコミュニケーションは、電話・メールから数年前にチャットワークに切り替えました。

数年前は、「お遊びツール」に見えたメッセージアプリも、今や、Slack、Teamsなど当たり前になりました。

制作、開発の現場では、余計な礼儀を重んじるメールより、チャットの方が活性化されるし、効率も上がります。

 

制作チームもチャットワークには慣れているので、それほど気にしていなかったのですが、普段から仲よくワイワイやっている状況から、在宅になると寂しくなるかもなあ、ということで、気軽に話せるボイスチャットをオススメしました。

ボイチャもいいけどやっぱりテキストチャットも重要

ボイスチャットの場合は、「気軽に話しかけられる」というメリットがありますが、

それを仕事のやりとりで使いすぎると、

・言った内容を忘れがち(言った時点で頭の中から情報が消える?)

・情報共有が出来ない(口頭だけで終わってしまう)

・自分以外の話の場合、聞き流しているので、途中で振られても分からない。(つまり、聞いてない)

といった問題が発生します。

なので、いくつかのルールを作って運用しています。

・いきなり話かけない。チャットで先に誰に何をといったことを書く。

・イメージが伝わるようにスクショやURLを送る。

・画面共有も活用してイメージを共有する。

 

唐突の問いかけは、人の時間を奪う

質問するときは、質問された人がさっと答えられるようにまとめてからする、という基本的なことです。

今までの内勤では、話かけてもいいかな?というのは、隣を覗けば判断出来たかもしれませんが、在宅になるとその状況は見えません。

なので、その人が話しを聞ける状態なのかを確認するために、まずは声ではなくテキストチャットで名指しして聞いてみる、という事を心がけてやってみる、ということにしました。

近い位置にいた仲間との口頭のやりとりは、実は非効率が潜んでいたかもしれません。

(開発チームは昔から、遠隔デフォなのでこの辺りは徹底されています。だいたい。)

在宅の方が作業に集中出来る、という声が大半なので、それを活かす運用ルールも必要ですね。

 

誰が今何をやっているか

在宅になると、前述のように、ぱっと見て何をしているか分からなくなります。

制作案件は、結構日々動きが変わるので、それに対応するには、常に状況を把握出来なければいけません。

前からクラウドツールで資料を管理していたのですが、それだけでは足りないので、

簡単に使えそうなタスク管理ツールを導入しました。

(カンバン方式で、カードをドラッグして次の工程に持って行く、みたいな例のやつです。)

「今、誰が何をやっているか」「そのタスクに関連する情報」などを管理できるようなって、見通しが非常にスッキリしてやりやすくなったということでした。これも在宅にならなければやらなかったことかもしれません。

まだまだ実験で、みんなで意見を出し合って良い感じにしていこう、ということで、なかなか良いチームです。

 

通信をどうする?

結論:自宅回線(50〜200Mbps)、Wifi(10〜50Mbps)

従来:会社回線(30〜100Mbps)※会社のが遅いんかい!?

こいつが意外と肝心で、、、、

在宅ということは、データを通信でやりとりするわけですが、ゲーマーのお宅は、ダウン・アップで200Mbps以上ぐらいありそうなんですが、そういうお宅じゃないと自宅の回線速度を意識していないので、計測してみたら、10Mbpsもなかったりとか。。。

カタログ系だと画像もでかいので、アップ・ダウンで1日数GB使う可能性があるのに、どうしよう???

致し方ないことですが、いくら仕事が早くても回線がボトルネックになってしまうのはなんだか悲しいので回線契約を今後どうするかを労使間で話し合って決めていこうと思っています。

Wifiだと、SoftbankAirは速度制限がないけど、WiMAXなどは3日で10GB制限(ハイスピードエリアプラスは1日7GB越えるとその月末まで速度制限でアウト)、The Wifiが制限無しでDocomo/AU/Softbankのキャリア自動切り替えとかになるっぽいけど、結局Sofbank回線じゃないかとかいう話もあって、そうなるとAirと同じやん、てなるし、どうなんだろう、、、

(とりあえず、しばらくは会社契約のWifiを配布することにしました。)

 

と、まあ今の段階ではこんなところです。結構ざっくり書いたので、詳細はまた追々書いていこうかと。

まだこれから、みんなで色々話し合って変えていくと思うので、それもまた暫くしたら書こうと思います。

 

(投稿者:川原)


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